Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als u een zakelijke relatie van EDR bent, verwerken wij zakelijke contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, administratie en relatiebeheer. Wij ontvangen deze gegevens meestal rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, een overeenkomst met ons sluit of gebruikmaakt van onze diensten. Waar dat nodig is en is toegestaan, kunnen wij deze gegevens aanvullen met informatie uit openbare bronnen of gegevens die al bij EDR beschikbaar zijn.

Het kan bijvoorbeeld gaan om uw naam, functie, zakelijke contactgegevens, bankrekeningnummer, factuur- en betalingsgegevens en gegevens die nodig zijn voor klant- of leveranciersacceptatie. Ook kunnen wij gegevens gebruiken uit openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster of het Insolventieregister. 

Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken deze persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• te beoordelen of wij een zakelijke relatie met u kunnen aangaan of voortzetten;
• uw aanvraag of wijziging van een dienst te beoordelen;
• contact met u op te nemen of namens u een wederpartij aan te schrijven;
• uw gegevens goed in onze administratie vast te leggen en bij te werken;
• onze dienstverlening te beheren, te verbeteren en u hierover te informeren;
• facturen te versturen en onze debiteurenadministratie te voeren.

Op basis van welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van zakelijke relaties doorgaans op basis van de grondslag uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang of, waar van toepassing, een verplichting uit wet- of regelgeving.

Ons gerechtvaardigd belang bestaat onder meer uit het aangaan, uitvoeren en beheren van zakelijke relaties, het beoordelen van aanvragen of wijzigingen van diensten, het uitvoeren van klant- of leveranciersacceptatieonderzoek, fraudepreventie, facturatie, debiteurenbeheer, relatiebeheer en het verbeteren van onze dienstverlening. Ook kunnen wij zakelijke relaties informeren over relevante of vergelijkbare diensten van EDR of aan EDR gelieerde ondernemingen, voor zover dat is toegestaan en aansluit bij de zakelijke relatie.

Met welke externe partijen delen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die betrokken zijn bij de hiervoor beschreven doelen, zoals accountants voor de controle van de financiële administratie. Voor zover deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken en daarbij als verwerker optreden, maken wij passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

EDR verwerkt persoonsgegevens van zakelijke relaties niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit nodig is voor de dienstverlening, voortvloeit uit de zakelijke relatie of u buiten de EER bent gevestigd of woonachtig bent. In dat geval doen wij dit alleen met een passende grondslag of waarborg op grond van de privacywetgeving. 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

EDR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor zij zijn verkregen, tenzij wet- en regelgeving een andere bewaartermijn voorschrijft. Voor zakelijke relaties bewaren wij persoonsgegevens in beginsel maximaal zeven jaar na beëindiging van de zakelijke relatie.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij uw persoonsgegevens. Geanonimiseerde gegevens kunnen wij daarna nog gebruiken voor statistische of analytische doeleinden.

Wie is er verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Voor de verwerking van persoonsgegevens van zakelijke relaties is EDR in beginsel zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, tenzij uit de aard van de dienstverlening of de afspraken anders volgt.